Wpis manualny w tachografie – poradnik dla kierowcy

Czym jest wpis manualny w tachografie?

Wpis manualny (ręczny) to ręczne uzupełnienie aktywności kierowcy – takich jak odpoczynek, inna praca czy dyspozycja – za czas, gdy karta kierowcy nie znajdowała się w tachografie cyfrowym. Urządzenie nie ma wtedy możliwości rejestracji aktywności automatycznie, dlatego obowiązek przejęcia tej funkcji spada na kierowcę.

Wpis ten dokonywany jest zazwyczaj zaraz po włożeniu karty kierowcy do tachografu. Urządzenie automatycznie pyta wtedy, czy chcesz uzupełnić dane za okres od ostatniego wyjęcia karty. Brak wpisu powoduje powstanie tzw. „dziury w danych”, oznaczonej symbolem zapytania (?), co może zostać uznane podczas kontroli za naruszenie obowiązku prawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Wpis manualny jest obowiązkowy nie tylko z praktycznego punktu widzenia, ale również z prawnego – zgodnie z przepisami Rozporządzenia (UE) nr 165/2014 oraz aktami wykonawczymi Pakietu Mobilności.

Kiedy robić wpis manualny w tachografie?

Kierowca powinien wykonać wpis manualny za każdym razem, gdy między kolejnymi logowaniami karty do tachografu powstała przerwa, nawet jeśli była to tylko przerwa w trasie. Oto najczęstsze sytuacje:

1. Po odpoczynku tygodniowym, urlopie lub chorobie

Jeśli przez kilka dni nie prowadziłeś pojazdu, a karta nie była włożona do tachografu, po jej ponownym włożeniu musisz wprowadzić ten okres jako „odpoczynek”. Dotyczy to także dni wolnych ustawowo czy planowego urlopu.

2. Po przerwie w ciągu dnia

Gdy wyjmiesz kartę na czas odpoczynku, tankowania, rozładunku czy oczekiwania – cały ten czas również musi zostać zadeklarowany. Najczęściej wpisuje się go jako odpoczynek (łóżko), ale w zależności od sytuacji może to być również inna praca (młotki) lub gotowość (koperta).

3. Po pracy poza tachografem

Jeśli wykonywałeś czynności innym pojazdem niewyposażonym w tachograf cyfrowy (np. samochód dostawczy, osobowy lub pojazd wyłączony z obowiązku stosowania tachografu), musisz zadeklarować ten czas jako „inna praca”.

4. Po dojeździe do miejsca pracy

Wielu kierowców dojeżdża np. busem (rzadziej samolotem) do punktu, w którym przejmuje zestaw ciężarowy. Ten czas – nawet jeśli nie był formalnie pracą – należy ująć we wpisie manualnym jako „inna praca” lub „dyspozycja”, w zależności od charakteru podróży.

5. Przy zmianie pojazdu

Jeżeli jednego dnia prowadzisz więcej niż jeden pojazd – np. rano jeździsz zestawem z tachografem analogowym, a popołudniu cyfrowym – wpis manualny musi objąć cały czas nieobecności karty w urządzeniu cyfrowym.

Dlaczego wpis w tachografie jest tak ważny?

Brak wpisów manualnych prowadzi do nieciągłości zapisów w pamięci tachografu i karty kierowcy. Podczas kontroli drogowej lub w firmie inspekcja może potraktować taką przerwę jako próbę zatajenia czasu pracy. W skrajnych przypadkach może to skutkować grzywną, punktami karnymi, a nawet wszczęciem postępowania administracyjnego wobec firmy transportowej.

Co więcej, od sierpnia 2020 r. zmieniły się przepisy – zgodnie z Pakietem Mobilności nie ma już obowiązku posiadania papierowego zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu. Zamiast tego wszystkie nieobecności muszą być rejestrowane bezpośrednio na karcie kierowcy, właśnie poprzez wpis manualny w tachografie. Brak wpisu za np. 45-godzinną pauzę tygodniową może zostać uznany za naruszenie i ukarany.

Jak zrobić wpis manualny w tachografie?

Procedura może różnić się nieco w zależności od marki i wersji tachografu, ale główne zasady pozostają podobne. Poniżej znajdziesz instrukcję dla dwóch najczęściej spotykanych urządzeń: VDO oraz Stoneridge.

VDO (np. DTCO 1381)

• Włóż kartę kierowcy – tachograf zapyta: „Wpis manualny?” – wybierz „Tak”.
• Ustaw czas rozpoczęcia – domyślnie to moment wyjęcia karty, możesz go edytować.
• Ustaw czas zakończenia – powinien być zgodny z chwilą ponownego logowania.
• Wybierz rodzaj aktywności – odpoczynek (łóżko), inna praca (młotki), gotowość (koperta).
• Potwierdź wpis – komunikat „Akceptacja?” → „Tak”.
• Wpisz kraj rozpoczęcia pracy (np. PL).

W niektórych wersjach pojawia się pytanie „Koniec zmiany?” – to także krok do uruchomienia wpisu manualnego.

Stoneridge (np. SE5000)

• Włóż kartę – urządzenie zapyta o wpis manualny.
• Jeśli wyświetli się pytanie „Czy odpoczynek do teraz?”, wybierz „Tak” (jeśli to prawda).
• W innym przypadku:
  • Ustaw datę i godzinę początku i końca okresu bez karty.
  • Wybierz rodzaj aktywności – tak jak w VDO.
  • Zatwierdź wpis i wybierz kraj rozpoczęcia.

W nowszych wersjach wszystko przebiega szybko – często wystarczy zatwierdzić jeden wpis obejmujący cały okres, np. odpoczynek tygodniowy.

Błędy przy wpisach manualnych

Najczęstsze błędy przy wpisach manualnych w tachografie:

• Brak wpisu – powoduje lukę w danych (wyświetlaną jako znak zapytania) i ryzyko mandatu.
• Zły typ aktywności – np. oznaczenie odpoczynku jako inna praca.
• Niekompletne wpisy – np. tylko część okresu objęta wpisem.
• Niepotwierdzenie wpisu – dane nie zostaną zapisane na karcie.
• Zignorowanie pytania tachografu – po czasie system anuluje wpis automatycznie.

Jeśli nie masz pewności, co wpisać – lepiej poświęcić chwilę i wpisać poprawnie, niż zostawić lukę w zapisach. Nie da się później edytować zatwierdzonego wpisu.

Praktyczne wskazówki

• Zawsze reaguj od razu po włożeniu karty – nie zostawiaj urządzenia bez reakcji.
• Sprawdzaj daty i godziny – wpis musi obejmować cały okres nieobecności karty.
• Wybieraj właściwy symbol aktywności – odpoczynek, inna praca lub gotowość.
• Dziel wpis, jeśli trzeba – np. godzina pracy + odpoczynek → dwa osobne okresy.
• Po błędzie zrób wydruk z tachografu – opisz sytuację ręcznie i przechowuj przez 28 dni.

Na początku może się wydawać, że wpis manualny w tachografie to zbędna formalność, ale w rzeczywistości to Twoja tarcza ochronna podczas kontroli. Kilka kliknięć więcej to dużo mniej stresu później. A z czasem – robi się to automatycznie, jak zapięcie pasów.

FAQ

1. Czy muszę robić wpis manualny po weekendzie lub urlopie?
Tak. Należy wpisać cały okres jako odpoczynek. Od 2020 roku nie wystarczy już zaświadczenie papierowe.

2. Co jeśli pomylę się przy wpisie manualnym?
Nie możesz cofnąć wpisu. Zrób wydruk z tachografu, napisz ręczne wyjaśnienie i miej je przy sobie.

3. Czy wpis manualny jest zawsze wymagany po wyjęciu karty?
Tak – o ile w czasie nieobecności karty wykonywałeś jakiekolwiek czynności (praca, odpoczynek, gotowość). Brak wpisu = luka w danych., gdzie konieczna jest zmiana środka transportu.