Praca zdalna w branży TSL – co zmieniło się po 7 kwietnia

Nowe obowiązki dla pracodawców 

Jednym z głównych aspektów nowelizacji przepisów była kwestia obowiązków pracodawcy. Wprowadzono wymóg przygotowania regulaminu pracy zdalnej oraz pokrywania przez pracodawcę niektórych kosztów związanych z pracą zdalną pracowników. Pracodawca jest obowiązany do: 

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej; 
• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy; 
• pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; 
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu. 

Zakres odpowiedzialności finansowej pracodawcy jest bardzo szeroki i obejmuje między innymi udokumentowane koszty wykorzystywania prywatnego telefonu przez pracownika na potrzeby wykonywania zdalnej pracy. 

Procedura ustalania zasad pracy zdalnej po 7 kwietnia 

Zasady pracy zdalnej muszą zostać określone w porozumieniu pomiędzy pracodawcą a organizacją związkową. W przypadku braku porozumienia w ciągu 30 dni, zasady te powinny zostać ustalone w regulaminie pracy zdalnej. Nowe przepisy umożliwiają pracownikom wykonywanie pracy zdalnej zarówno w pełnym, jak i częściowym wymiarze czasu pracy (system hybrydowy). Miejsce pracy zdalnej wskazuje pracownik, jednak musi ono zostać uzgodnione z pracodawcą. 

Zmiana miejsca pracy może nastąpić przez zawarcie porozumienia zmieniającego, jeśli obie strony wyrażają zgodę, lub poprzez wypowiedzenie zmieniające, jeśli to pracodawca chce zmienić warunki pracy. Tym samym, jeżeli pracownik wykonuje pracę zdalną z domu, ale chce realizować ją również w trakcie wyjazdu do innego miejsca to musi w tym zakresie zawrzeć stosowne porozumienie ze swoim pracodawcą. Pracodawca ma również prawo do nakazania pracy zdalnej w czasie stanów nadzwyczajnych, w tym stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich zakończeniu. 

Praca zdalna w branży TSL a umowa o pracę 

Jeśli praca zdalna w branży TSL zostanie wprowadzona podczas trwania umowy o pracę, obie strony mają prawo złożyć wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej i powrót do poprzednich warunków. Termin powrotu do poprzednich warunków nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania 

wniosku. W przypadku braku porozumienia, powrót do poprzednich warunków następuje po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. 

Praca zdalna okazjonalna po 7 kwietnia 

Obok pracy zdalnej regularnej i częściowej, wprowadzona została także praca zdalna okazjonalna. Ta forma pracy zdalnej różni się od innych tym, że pracodawca nie jest zobowiązany do zwracania pracownikowi kosztów związanych z wykonywaniem pracy poza miejscem zatrudnienia. Każdemu pracownikowi przysługują 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Aby to zrealizować, pracownik będzie zobowiązany przesłać wniosek do pracodawcy w formie elektronicznej lub papierowej. 

Kto może skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej? 

Nowelizacja ustawy nie określa zamkniętej listy sytuacji, w których pracownik może skorzystać z pracy zdalnej. Istnieją jednak pewne kryteria, które uniemożliwiają skorzystania z tej formy świadczenia pracy, takie jak prace związane z czynnikami chemicznymi, biologicznymi czy radioaktywnymi, które są szkodliwe dla zdrowia. 

Jak wnioskować o okazjonalną pracę zdalną? 

Pracownik zobowiązany jest do złożenia pisemnego wniosku o okazjonalną pracę zdalną, który powinien zawierać informacje takie jak przewidywane daty pracy zdalnej i miejsce, w którym praca ta ma być wykonywana. Pracodawca powinien rozpatrzyć wniosek i odpowiedzieć na niego w ciągu 3 dni roboczych. 

Nowe możliwości dla pracowników TSL 

Zmiana przepisów oznacza nowe możliwości dla pracowników TSL, otwierając im drzwi do bardziej elastycznej formy pracy. Praca zdalna może przyczynić się do poprawy balansu między życiem zawodowym a prywatnym, a także umożliwić delegowanie zadań pracownikom, którzy z różnych przyczyn nie mogą być fizycznie obecni w miejscu pracy. Opcja okazjonalnej pracy zdalnej może być szczególnie korzystna dla pracowników, którzy muszą z powodów osobistych czasowo przenieść swoje miejsce pracy. 

Wyzwania dla sektora transportu, spedycji i logistyki 

Mimo że nowe regulacje przynoszą wiele korzyści dla pracowników, przynoszą również pewne wyzwania dla sektora TSL. Przede wszystkim pracodawcy muszą dostosować się do nowych obowiązków, takich jak przygotowanie regulaminu pracy zdalnej i pokrywanie kosztów związanych z pracą zdalną. Przy wprowadzaniu zmian konieczne jest również zapewnienie, że wszystkie procesy są zgodne z nowymi przepisami. Pracodawcy muszą się także mierzyć z nowymi wyzwaniami, takimi jak bezpieczeństwo danych na urządzeń zdalnych pracowników, czy chociażby odpowiednie formy komunikacji pomiędzy pracownikami. 

Praca zdalna w branży TSL po 7 kwietnia – podsumowanie 

• Praca zdalna w branży TSL może mieć charakter całkowity lub częściowy. 
• Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów związanych ze zdalnym świadczeniem pracy przez pracownika. 
• Pracownikowi przysługują 24 dni kalendarzowe okazjonalnej pracy zdalnej, która nie nakłada na pracodawcę zobowiązań finansowych. 
• Pracodawca może w szczególnych przypadkach wysłać pracownika na obowiązkową pracę zdalną. 

Nowelizacja przepisów dotyczących pracy zdalnej wprowadziła wiele zmian dla sektora TSL. Pracownicy mają teraz większą elastyczność w wyborze form pracy, co może przyczynić się do poprawy jakości ich życia zawodowego i prywatnego. Jednak dla pracodawców zmiany te oznaczają konieczność dostosowania się do nowych obowiązków i zapewnienia, że ich procesy są zgodne z nowymi przepisami. Najbliższe miesiące pokażą, czy zmiana przepisów, obowiązująca od 7 kwietnia, wpłynie realnie na branżę TSL.