Poradnik dla nowych przewoźników: jak zacząć w branży transportowej?

Krok 1: Formalności prawne – jak rozpocząć działalność przewozową?

Rozpoczęcie kariery w transporcie samochodowym wymaga dopełnienia szeregu formalności:

1. Rejestracja działalności: Załóż firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki. Pamiętaj o zgłoszeniu do CEIDG lub KRS.
2. Licencje i zezwolenia:
3. Certyfikat Kompetencji Zawodowych – dokument potwierdzający wiedzę w zakresie transportu i przepisów.
4. Licencja wspólnotowa – obowiązkowa dla przewozów międzynarodowych w UE.
5. Zezwolenia na towary niebezpieczne (ADR) – wymagane przy przewozie substancji chemicznych czy materiałów łatwopalnych. Od 2025 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące oznakowania baterii litowych.
6. Ubezpieczenia: Obowiązkowe OC pojazdów, a także dodatkowe polisy (np. cargo, NNW kierowców). W 2025 r. kary za brak OC sięgają 13 998 zł.
7. Rejestracja w systemie SENT: Od stycznia 2025 r. przewoźnicy z UE i EFTA muszą zgłaszać wybrane przewozy do Rejestru Międzynarodowych Przewozów Drogowych (RMPD).

Jak uzyskać licencję transportową?

• Zdobądź Certyfikat Kompetencji Zawodowych.
• Udokumentuj zdolność finansową – min. 9 000 euro na pierwszy pojazd i 5 000 euro na każdy kolejny (w formie środków na koncie, gwarancji bankowej lub polisy).
• Przedstaw zaświadczenie o niekaralności.
• Złóż wniosek do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD) – koszt wynosi od 1 000 do 10 000 zł, zależnie od zakresu licencji.

Dodatkowe wymogi prawne

Poza licencją i certyfikatem, nowi przewoźnicy muszą zadbać o:

• Numer VAT UE – jeśli planujesz przewozy międzynarodowe.
• Rejestrację w SENT – dla przewozów towarów wrażliwych (np. paliw, alkoholu).
• Zgłoszenie do BDO – jeśli transportujesz odpady.
• Wpis do KRS lub CEIDG – zależnie od formy działalności.

Krok 2: Wybór floty i dostosowanie do przepisów technicznych

Kluczowa decyzja dla nowych przewoźników to zakup lub leasing pojazdów. Zwróć uwagę na:

• Normy emisji spalin: W 2025 r. UE promuje floty niskoemisyjne. W Holandii i innych krajach obowiązują strefy zeroemisyjne.
• Tachografy: Nowe modele pojazdów muszą być wyposażone w tachografy generacji drugiej, umożliwiające zdalne kontrole.
• Systemy bezpieczeństwa: Wymagane są m.in. czujniki zmęczenia kierowcy i systemy awaryjnego hamowania.

Jakie pojazdy wybrać – nowe czy używane?

Decyzja o zakupie nowego lub używanego pojazdu zależy od dostępnego budżetu oraz strategii działania firmy.

Nowy pojazd:

• Większa niezawodność i mniejsze ryzyko awarii.
• Niższe koszty serwisowe na początku eksploatacji.
• Możliwość skorzystania z gwarancji producenta.
• Wyższy koszt zakupu.

Używany pojazd:

• Niższa cena zakupu, ale potencjalnie wyższe koszty serwisowe.
• Warto sprawdzić historię serwisową i przebieg.
• Ryzyko ukrytych wad technicznych.

Nowi przewoźnicy często zaczynają od pojazdów używanych, aby ograniczyć koszty początkowe. Warto jednak pamiętać, że koszt eksploatacji starszego pojazdu może być wyższy, zwłaszcza jeśli wymaga częstych napraw. Chociaż bardzo często starsze pojazdy charakteryzują się znacznie dłuższą żywotnością i niższą awaryjnością.

Krok 3: Finansowanie i zarządzanie kosztami w transporcie

Początkujący przewoźnicy często borykają się z wysokimi kosztami. Zagadnienia na które powinieneś zwrócić szczególną uwagę to:

• Opłaty drogowe: W 2025 r. wzrosły opłaty w Danii, Holandii i Szwecji. Planuj trasy z uwzględnieniem opłat naliczanych według emisji CO2.
• Składki i podatki: Średnie całościowe wynagrodzenie miesięczne kierowców zawodowych w 2024 roku wyniosło 7824 zł netto. Pamiętaj także, że Pakiet Mobilności wprowadził nowe zasady rozliczania wynagrodzeń kierowców w transporcie międzynarodowym.
• Faktoring: Rozważ faktoring, aby poprawić płynność finansową – szczególnie przy opóźnionych płatnościach od klientów.

Koszty eksploatacyjne – co uwzględnić w budżecie?

Prowadzenie działalności transportowej to nie tylko koszt zakupu pojazdu, ale także stałe wydatki, które należy uwzględnić w budżecie:

• Paliwo – największy koszt operacyjny, warto rozważyć systemy telematyczne do optymalizacji spalania.
• Ubezpieczenia – obowiązkowe OC, AC i ubezpieczenie OCP dla przewoźników.
• Serwis i naprawy – regularne przeglądy, wymiany opon, koszty awarii.
• Opłaty drogowe – e-TOLL w Polsce, myto za granicą.
• Wynagrodzenia kierowców – pensja, diety, składki ZUS.

Wskazówka: Nowi przewoźnicy powinni dokładnie analizować koszty eksploatacji i uwzględniać je w kalkulacji stawek za przewozy, aby uniknąć pracy poniżej progu rentowności.

Jak minimalizować ryzyko w branży transportowej?

• Regularne szkolenia kierowców – znajomość przepisów i defensywna jazda zmniejszają ryzyko kolizji.
• Systemy telematyczne i monitoring GPS – pozwalają na lepszą kontrolę pojazdów i ładunków.
• Zabezpieczenie ładunków – stosowanie odpowiednich pasów, plandek, plomb oraz dobór odpowiedniego pojazdu.
• Analiza kontrahentów – warto sprawdzać klientów przed podjęciem współpracy, aby uniknąć zatorów płatniczych.

Krok 4: Analiza rynku i konkurencji

Dynamiczne zmiany w branży transportowej wymagają od nowych przewoźników ciągłego monitorowania trendów i regulacji. Jednym z kluczowych narzędzi jest system SENT (System Elektronicznego Nadzoru Transportu), który od 2025 r. obligatoryjnie rejestruje międzynarodowe przewozy drogowe. Dzięki niemu polscy przewoźnicy mogą konkurować na równych zasadach z firmami z UE, unikając nieuczciwej konkurencji opartej na dumpingu cenowym.

AI w transporcie

Nie ignoruj trendów technologicznych. Wzrost popularności transportu intermodalnego (łączenie ciężarówek z koleją lub statkami) oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji do prognozowania popytu to obszary, w które warto inwestować. Według analizy Transport Intelligence, rynek usług opartych na AI wzrośnie do 2027 r. o 29% rok do roku.

Krok 5: Budowanie relacji z klientami i marketing

Rekomendacje odgrywają ogromną rolę w transporcie. Regularne zbieranie opinii klientów (np. poprzez ankiety online) i publikowanie case studies na stronie internetowej zwiększa wiarygodność firmy. W 2025 r. aż 76% przedsiębiorstw deklaruje, że sprawdza oceny przewoźników przed podpisaniem umowy.

Transport w dobie cyfryzacji

Niezbędna jest również cyfryzacja procesów. Wykorzystanie systemów TMS (Transport Management System) automatyzuje tworzenie dokumentacji, śledzenie przesyłek czy optymalizację tras, co przekłada się na oszczędność czasu i redukcję błędów. Według raportu firmy McKinsey, firmy korzystające z TMS zmniejszają koszty operacyjne średnio o 18% . Ważnym elementem jest także aktywność w social mediach – platformy LinkedIn i Facebook są często wykorzystywane przez spedytorów do poszukiwania partnerów biznesowych.

Jak zdobyć pierwsze zlecenia?

• Giełdy transportowe – idealne rozwiązanie dla nowych przewoźników. Platformy takie jak Prilo, Trans.eu, TimoCom, Clicktrans, Cargo.PL pozwalają na szybkie znalezienie ładunków.
• Bezpośrednie kontakty z firmamy spedycyjnymi – współpraca ze spedytorami pozwala na regularne zlecenia bez konieczności samodzielnego poszukiwania klientów.
• Strona internetowa i media społecznościowe – warto prowadzić profil na LinkedIn, Facebooku i dołączać do grup tematycznych związanych z transportem.
• Bezpośrednie kontakty z producentami i dystrybutorami – jeśli masz konkretną specjalizację (np. transport chłodniczy, ADR, transport ekspresowy), możesz samodzielnie nawiązać współpracę z firmami produkcyjnymi.

Dla nowych przewoźników kluczowe jest nie tylko pozyskanie pierwszych zleceń, ale też stworzenie trwałej bazy lojalnych klientów. W branży transportowej, gdzie konkurencja jest wysoka, warto postawić na specjalizację – np. w przewozie towarów wrażliwych (leki, elektronika) lub ładunków częściowych. Takie nisze pozwalają wyróżnić się na tle konkurencji i budować ekspercki wizerunek.

Podsumowanie: pewna lecz trudna branża

Branża transportowa stawia przed nowymi przewoźnikami wyzwania: konkurencję z dużymi firmami dysponującymi rozbudowaną flotą, ciągłe zmiany przepisów (np. system SENT, normy ESG, Pakiet Mobilności) oraz wysokie koszty wejścia na rynek. Mimo to pozostaje niezastępowalna – nawet w czasie pandemii zapewniała nieprzerwane dostawy, a zapotrzebowanie na usługi przewozowe rośnie wraz z globalizacją. Szansą dla nowych firm są nisze (transport ekologiczny, specjalistyczne ładunki) oraz innowacje technologiczne, które niwelują przewagę dużych graczy. Kluczem do sukcesu jest elastyczność, śledzenie trendów i budowanie marki opartej na rzetelności.