Karta paliwowa – co to jest i kto może z niej korzystać?

Czym jest karta paliwowa?

Karta paliwowa to narzędzie do wykonywania płatności bezgotówkowych w obrębie infrastruktury konkretnej sieci stacji paliw. O ile nazwa może sugerować ograniczenie do płatności za paliwo, o tyle w rzeczywistości zakres jej możliwości jest większy. Wszystko zależy od operatora i oferty z której się skorzystało. Im większą flotą pojazdów się dysponuje, tym większe rabaty można uzyskać. Karta paliwowa swoim wyglądem przypomina zwykłą kartę kredytową. Może być jednak wykorzystywana jako środek płatniczy jedynie do zakupu określonych grup towarów na ograniczonej liczbie stacji paliw. Karty paliwowe cieszą się dużą popularnością wśród firm transportowych, przewozowych oraz reprezentantów innych dziedzin gospodarki, którzy posiadają stosunkowo większe zapotrzebowanie na benzynę. Usprawniają rozliczenie, ułatwiają kontrolę wydatków i pozwalają zaoszczędzić czas oraz nerwy. Niektóre karty paliwowe umożliwiają także płatności za przejazdy autostradami, czy nawet przeprawy promowe. Jak to wygląda w praktyce?

Jak działa karta paliwowa?

Karty paliwowe są zazwyczaj przypisane do konkretnej osoby z imienia i nazwiska. Z samochodu służbowego korzystają wcześniej ustaleni pracownicy. Nie można jednak zapominać, że poszczególne działalności gospodarcze i spółki różnią się od siebie strukturą organizacyjną, logistyką przejazdów, rotacją pracowników czy chociażby metodologią pracy. Dlatego na rynku dostępne są karty paliwowe:

• imienne – wydawane dla konkretnej osoby;
• na numer rejestracyjny pojazdu – ograniczone do jednego samochodu;
• na okaziciela –  najbardziej uniwersalne, dostępne dla dowolnego pracownika.

Płacenie przy użyciu kart paliwowych jest banalnie proste. Wystarczy udać się z kartą do kasy, wpisać numer PIN, podać przebieg silnika i odebrać potwierdzenie. Przypomina to zatem tradycyjne płatności bezgotówkowe. Niektórzy operatorzy udostępniają także aplikacje mobilne oparte na technologii NFC, dzięki którym możemy przenieść karty paliwowe do telefonu. Pracodawca oraz właściciel karty mają możliwość zablokowania jej, ustalenia limitów transakcji, czy chociażby bieżącego monitorowania wydatków.

Gdzie można płacić kartą paliwową?

Karta paliwowa to narzędzie wykorzystywane powszechnie przez firmy na całym świecie. Jednak ich zakres uzależniony jest od konkretnej oferty. Popularna karta paliwowa DKV Card umożliwia płatności w blisko 100 tysiącach punktów na terenie Europy, takich jak:

• stacje paliw,
• autostrady,
• tunele,
• mosty,
• parkingi strzeżone,
• promy,
• warsztaty samochodowe,
• automyjnie,
• ładowarki samochodów elektrycznych.

W jaki sposób opłacić kartę paliwową?

Istnieją dwa systemy opłacania karty paliwowej. Płatności realizowane są z góry, albo mają odroczony termin płatności. Jedni wolą dokonać zbiorczej płatności raz w miesiącu, podczas gdy inni wolą z góry ustalić kwotę doładowania. Każde rozwiązanie ma swoje dobre i złe strony. Większą wygodę w codziennym użytkowaniu niosą za sobą karty paliwowe z odroczonym terminem płatności. Kierowcy nie muszą się obawiać tego, że nie starczy im środków na koncie. Z drugiej jednak strony, taką formę rozliczenia ciężej jest kontrolować. Nawet jeśli narzuca się limity transakcji to trzeba się liczyć z efektem kuli śnieżnej, czyli kwoty do uregulowania rosnącej z każdym kolejnym tankowaniem samochodu.

Przedpłacona karta paliwowa

Drugą możliwością są karty paliwowe prepaid, które swoim sposobem funkcjonowania przypominają rachunki bankowe oraz telefony ,,na kartę”. Aby karta paliwowa przedpłacona zadziałała podczas transakcji, należy ją wcześniej doładować – czyli wpłacić pewną sumę pieniędzy. W tym wariancie kierowca może dokonać płatności za paliwo, zakupić płyny eksploatacyjne, czy chociażby skorzystać z myjni, będąc ograniczonym kwotowo do środków wpłaconych na kartę.

Kierowca nie jest w stanie przekroczyć z góry narzuconej kwoty, co umożliwia lepszą kontrolę ponoszonych wydatków. Z drugiej jednak strony różne zdarzenia losowe mogą generować większe, niespodziewane wydatki. Dlatego decydując się na karty paliwowe prepaid warto wpłacać na nie większą kwotę od prognozowanych wydatków, bądź zapewnić odpowiednie wsparcie w sytuacjach awaryjnych.

Kto może mieć kartę paliwową?

Karta paliwowa to narzędzie dedykowane dla firm. Udokumentowana stabilizacja finansowa to jeden z warunków ubiegania się o wyrobienie tego środka płatniczego. By wyrobić kartę paliwową trzeba posiadać numer NIP, REGON. Konieczne jest również dostarczenie aktualnego odpisu KRS, opinii banku w którym znajduje się konto firmowe wraz z kompletem zaświadczeń Urzędu Skarbowego oraz z ZUS.

Stacje paliw tworzą swoje oferty w taki sposób, by kartę paliwową mógł wyrobić praktycznie każdy przedsiębiorca, który posiada samochód. Oczywiście mikroflota będzie wiązała się z mniejszymi zniżkami na paliwo, jednak idą za tym także mniejsze wymogi finansowe. Dostępne są także specjalne karty paliwowe dla rolników, jednak nie mają oni możliwości odliczenia VAT.

Karta paliwowa, a fakturowanie wydatków w firmie

Firmy mogą posiadać bardzo rozbudowane floty pojazdów, liczące nawet kilkaset samochodów. Fakturowanie każdej jednostkowej płatności na stacji paliw wiąże się z ogromem pracy działu księgowego.

Karta paliwowa usprawnia zarówno proces tankowania, jak i późniejszego fakturowania wydatków w firmie. Na koniec okresu rozliczeniowego (zazwyczaj 1 miesiąc) wystawiana jest jedna, zbiorcza faktura, obejmująca zakres płatności zrealizowanych kartą paliwową. Ograniczenie formalności, niższe ceny paliwa i łatwiejsze rozliczenia, to tylko niektóre zalety, jakie daje karta paliwowa.

Niższe ceny paliwa powinny zainteresować każdego przedsiębiorcę, dlatego karta paliwowa wydaje się być pozycją obowiązkową w firmach transportowych i przewozowych.